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走近档案—2021年西南政法大学档案知识宣传周

  走近档案—2021年西南政法大学

  档案知识宣传周

  

  一、西南政法大学档案馆馆情与馆藏简介

  西南政法大学档案馆,原名档案科,成立于1984年,隶属于学校党政办公室。档案馆现内设综合档案室与学生档案室,有专职档案工作人员6名,是重庆市企业事业单位档案工作目标管理二级单位,多次荣获“重庆市教育系统档案工作先进单位”和“重庆市教育系统统计工作先进单位”称号。

  档案馆馆藏除有西南政法大学(原名西南政法学院)这一核心全宗外,还有中央人民公安学院重庆分院、重庆法律学校、院系调整云大、重大、川大、贵大、私立重庆财经学院合并过来的档案全宗。档案门类涵盖:党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、合同、学生、珍贵历史史料等多种类型。截至2020年底,馆藏综合档案54380余卷,以件为单位保管档案42900多件,在校学生人事档案26930卷。

  档案馆位于学校司法鉴定中心一楼,建筑面积467平方米,其中库房面积367平方米。档案馆致力于为广大学生提供学籍档案查询、人事档案转递等服务。

  二、档案与高校档案

  《中华人民共和国档案法》规定:“档案,是指过去和现在的机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

  《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)称“高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高等学校文件材料的归档范围包括:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一个大类。其中与学生关系最密切的是:学生类和教学类档案材料。学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料,含学籍类文件材料。

  三、学籍档案与学生人事档案

  学籍档案是指学生在本校就读期间形成的反映其录取情况、在校学习成绩、毕业状况的文件材料,一般表现有学校录取新生名册、学生成绩单、毕业学生名册、研究生还包括其答辩通过的整套材料等。由于它们真实体现着学校的教育教学管理实践工作,所以被作为一项归档内容纳入学校教学类文件材料的归档范围(具体规定可见《高等学校教学文件材料归档范围》》(87)教办字016号),最终成为学校的永久性馆藏档案。

  学生人事档案则是27号令当中规定的“学生类”档案材料,主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门,成为其个人人事档案的重要组成部分。

  学籍档案与学生人事档案都包含有部分相同的学籍类文件材料,存在一定的相交性,易产生混淆,两者的区别主要表现在:

  (一)权属不同。学籍档案既属于学生个人人事档案的一部分,也属于学校教学类档案的一部分。

  (二)存在形式不同。教学类学籍档案多以集体为单位的统计表形式存在,如录取新生名册按生源地制表、毕业生名册按学院制表,甚至有的成绩记录单也按专业或班级制表;学生人事档案中的学籍档案只以个体形式存在,记录单个人的信息,如学籍信息表、毕业生登记表都是以个人为单位的。

  (三)保管方式不同。教学类学籍档案通常被作为永久保存的档案材料长存学校档案馆;学生人事档案随着学生毕业而转移到新单位,“档随人走”,具有流动性。

  (四)发挥作用的效力不同。在校期间,学生人事档案是接受用人单位政审、落实就业的重要凭证,随着毕业后档案已转递,其作用发挥的场所将不在学校。相反,保存在学校教学类档案材料中的学籍档案发挥着永久性证明其学业经历的不可替代作用,尤其在个人人事档案不慎遗失的情况下将是辅证及补办学历学位证明的唯一依据,学校档案馆则成为能提供档案证明的唯一机构,加盖有高校档案机构公章的档案复制件,具有与原件同等的效力。

  四、毕业生人事档案有何意义

  学生毕业后的工作、学习和生活绕不开人事档案这一关,如职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险,以及开具出国、考研有关证明等,都需要人事档案。比如公司派你出国,没有档案,出国政审就无法进行。没有档案,办理社会保险也成问题,参加养老保险要根据档案里的记录来确认工龄年限。总之,如果没有档案,个人的很多权益就得不到保障。

  五、毕业生应如何对待自己的档案

  目前,毕业生中有一种比较普遍的现象:对档案不了解,也不关心,甚至有的毕业几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。我国的人事管理制度要求,无人事档案保管权限的单位,员工人事档案一般委托县以上政府人事部门所属人才服务机构代理手续并保管。高校毕业生委托保管后,须留存好档案保管证明,以便需要时提供。所以,毕业生就业时要留心个人档案去向,做到“档随人走”、“人档一体”。

  六、毕业生人事档案如何转递

  毕业生人事档案只能通过全球邮政特快专递高校毕业生档案专用通道转递,不允许到邮局采用挂号等方式邮寄或通过其他快递公司邮寄,更不允许个人自带和请人代领。

  七、哪些机构有权保管人事档案

  按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才交流机构等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。

  八、毕业时个人人事档案转递应注意的问题

  (一)毕业生档案迁转办理部门及时间

  个人人事档案非常重要,毕业生应重视并及时办理档案迁转手续。

  学校就业指导服务中心牵头组织办理毕业学生档案迁转手续,办理时间一般为毕业年度的6-7月份。

  (二)办理档案转递过程中应注意的具体问题

  1.在求职过程中履行签订协议的程序时,一定要明确档案转递详细地址(包含省、市、县或区三级行政区划的具体名称)、接收单位全称、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话并报学校就业主管部门; 2.考取研究生的同学,当拿到录取通知书时,一定要将录取学校的全称及二级学院名称、详细地址、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话及时报给学校毕业生就业主管部门,以保证档案在毕业时能得到及时的转递;

  3.暂时没有找到工作的同学,需在毕业前夕落实好档案托管单位或转递回原籍的单位,并将档案转递详细地址、接收单位全称、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话报给学校毕业生就业主管部门,避免学生档案在学校滞留。

  4.档案寄出后,学生可凭寄递单号通过以下方式及时跟踪查询自己档案的邮寄状态:①拨打客服电话11183,查询邮件状态;②登陆www.ems.com.cn,查询邮件状态;③微信客户端查询,查询邮件状态;④手机APP,查询邮件状态。

  九、2021届毕业生档案去向及迁转流程

  (一)已就业毕业生

  1.迁往就业单位

  单位有档案接收权限(一般为国家机关、事业单位、国企等):寄往就业单位。

  2.迁往人才交流中心

  单位没有档案接收权限(一般为民营企业、律师事务所或个体私营企业等):

  由毕业生本人去人才交流中心办理相应手续,并在就业协议书上加盖该人才交流中心公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  3.迁回定向委培单位

  定向委培毕业生毕业后向委培单位报到,档案寄回其定向委培单位。

  4.迁回生源地

  没有明确档案去向的毕业生默认由系统根据生源地所在省政策统一派回生源地,档案寄回生源地就业主管部门。

  (二)待就业毕业生

  1.迁往人才交流中心

  由毕业生本人去人才交流中心办理相应手续,并在就业协议书上加盖该人才交流中心公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  2.迁回生源地

  没有明确档案去向的毕业生默认由系统根据生源地所在省政策统一派回生源地,档案寄回生源地就业主管部门。

  3.申请暂存学校

  人事档案管理应遵循“档随人走,方便利用”的基本原则。如确有必要,2021届待就业毕业生可申请将档案在学校保留2年。

  (三)其他情况

  1.自由职业、自主创业的毕业生

  (1)迁往人才交流中心

  由毕业生本人去人才交流中心办理相应手续,并在就业协议书上加盖该人才交流中心公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  (2)迁回生源地

  没有明确档案去向的毕业生默认由系统根据生源地所在省政策统一派回生源地,档案寄回生源地就业主管部门。

  2.升学毕业生

  全日制升学档案统一投递到相关院校。

  非全日制默认迁回生源地或按录取高校要求迁往录取高校。需要投递到人才交流中心等社会人才交流机构的,须相应机构出具接收函等证明材料。

  3.出国毕业生

  (1)迁往人才交流中心

  由毕业生本人去人才交流中心办理相应手续,并在就业协议书上加盖该人才交流中心公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  (2)迁回生源地

  没有明确档案去向的毕业生默认由系统根据生源地所在省政策统一派回生源地,档案寄回生源地就业主管部门。

  4.西部志愿者或参加“三支一扶”学生

  毕业时档案暂存在学校档案馆,待服务期满合格后凭档案接收单位的调档函调出档案。

  5.推迟答辩或有补考科目的毕业生

  毕业时档案暂存在学校档案馆,待答辩通过或补考科目合格后凭档案接收单位的调档函调出档案