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关于印发《西南政法大学合同管理办法》的通知

  西南政法大学文件

  西政校发〔2020〕342号

  关于印发《西南政法大学合同管理办法》的

  通  知

  

  校内各单位:

  《西南政法大学合同管理办法》已经2019年第2次校长办公会议审议,并经第八届党委第48次常委会会议审定,现予印发,请遵照执行。

                            

                                                                                 西南政法大学

                                                                               2020年11月16日

  

  西南政法大学合同管理办法

  

  第一章  总则

  第一条 为规范西南政法大学(以下简称“学校”)合同管理,防范法律风险,维护学校合法权益,推进依法办学、依法治校,依据《中华人民共和国合同法》和《西南政法大学章程》的规定,结合学校实际,制定本办法。

  第二条 本办法所称合同,是指学校或者学校授权的校内单位以学校的名义与自然人、法人和非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

  第三条 学校合同分为一般合同和重大合同。

  一般合同为科研类(课题、出版)合同、人事劳动合同、共建教学科研实践基地协议书、培训服务合同和合同标的金额10万元以下的其他合同;重大合同为合同标的金额10万元(含)以上的或学校认为属重大事项的合同。

  第四条 本办法所称合同管理,包括:

  (一)合同管理制度的制定、修改;

  (二)合同的订立、审核;

  (三)合同材料的归类存档;

  (四)合同变更、解除及争议的报告、监督和评估。

  第五条 合同管理遵循权利义务相统一和全程防范风险的原则,实行统一指导、分类管理、各负其责。

  第六条 未经学校同意,任何部门和个人不得以学校或学校部门的名义对外订立合同,不得超越审批、授权范围订立合同。

  第七条 未经批准,任何人不得以任何形式泄露学校合同内容及内部工作事项等。

  第二章合同管理职责

  第八条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

  第九条 学校党政办公室(依法治校法律事务部)是学校合同事务的综合管理部门,主要职责为:

  (一)负责制订学校合同管理办法和具体措施,对全校合同管理事务进行监督、指导和检查;

  (二)负责对合同归口管理部门、合同承办部门办理的合同进行法律意见审查、备案;

  (三)负责协调归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷;

  (四)负责拟定并实施合同所涉的法律风险应对措施;

  (五)负责学校交办的涉及合同管理的其他工作。

  第十条 学校根据业务范围和工作职责授权相关职能部门作为合同归口管理部门,负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查等归口管理工作。主要包括:

  (一)制定本部门合同管理工作流程或细则;

  (二)起草、拟定业务主管范围内各类合同范本;

  (三)协调处理业务主管范围内的合同纠纷,向党政办公室(依法治校法律事务部)上报法律风险或应对措施;

  (四)学校授权范围内的其他工作。

  第十一条 合同承办部门是指学校各职能部门和相关单位,是合同管理的具体责任单位。归口管理部门可作为合同承办部门直接承办有关合同。合同承办部门主要职责包括:

  (一)制定本部门合同管理细则和工作流程,建立合同档案;

  (二)负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查;

  (三)负责合同的洽谈和文本起草、材料收集,将报审合同材料提交归口管理部门审查;

  (四)负责合同的具体执行,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料,及时向归口管理部门汇报合同履行中存在的问题和法律风险,提出意见和建议;

  (五)处理合同纠纷。

  第十二条 合同承办部门具体承担合同拟定、报批和履行等事项的人员称为合同承办人,是合同管理的直接责任人。

  合同承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人,负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门、本单位在编在岗工作人员。

  合同承办人在合同拟定、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的,承办部门应当及时确定新的合同承办人,并对相关工作履行书面交接手续。

  合同承办人须依照法律、法规和学校规定,按照所在部门的统一部署和要求开展工作,参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务,对中间出现的任何与合同有关的问题,合同承办人须及时向本部门负责人进行报告。

  

  第三章  合同的归口管理

  第十三条 学校根据合同的业务类型授权相关职能部门作为合同归口管理部门,负责对其业务范围内的合同进行分类管理,包括合同的起草、审查、订立、履行和监督。具体归口管理职责如下:

  党政办公室负责学校综合性事务合同管理;

  党委宣传部负责宣传、广告服务等方面合同管理;

  党委教师工作部负责教师培训等方面合同管理;

  党委学生工作部负责涉及学生资助、保险、学生管理、学生就业、辅导员管理等方面合同管理;

  党委保卫部负责安保、消防、交通设施等方面合同管理;

  人事处负责学校人事、劳动关系等方面合同管理;

  国际合作与交流处负责国际化交流层次的相关合同管理,包括国际合作办学、涉外交流等方面合同管理;

  国内合作办公室负责校校、校地、校企合作以及协助继续教育学院处理成人教育联合办学等方面合同管理;

  教务处负责本科层次的教学相关合同管理,包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、本科招生及宣传、教材(或教学刊物)出版、课程建设、创新创业活动等方面合同管理;

  科研处负责科研论著出版合同、纵向课题合同和横向科研、合作、技术服务及科技成果转让等方面合同管理;

  研究生院负责研究生层次的教学相关合同管理,包括国内合作办学、交流合作、联合培养、定向培养、研究生招生与宣传、研究生教学实习实践基地等方面合同管理;

  计划财务处(招标采购中心)负责融资(贷款)、校银合作、招标、采购工作等方面合同管理;

  审计处负责委托审计服务相关的合同管理;

  国有资产管理处负责物资设备、无形资产、校办企业、对外投资、资产出租出借(公共资源)、教学设施设备采购(由教育信息技术中心管理的除外)等方面合同管理;

  基建后勤管理处负责建设工程基础勘察、工程设计、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购合同及房屋和建筑物维修、装饰装修工程、园林绿化、物业管理、食堂托管、水、电、气、服务保障采购供应等方面合同管理;

  继续教育学院负责成人教育联合办学、成人学历教育、自学考试、网络教育、非学历教育、各类专业培训等方面合同管理;

  教育信息技术中心(网络安全和信息化领导小组办公室)负责计算机和通信技术为主要手段的信息网络系统、信息应用系统、信息资源开发利用、信息安全保障、智慧校园等方面合同管理;

  校团委负责学生社团组织及活动等方面合同管理。

  第十四条 需以合同形式确定权利义务关系的其他合同,未列入上述部门管理范围内的,按行政职权归口相应部门管理;若因机构变动(合并、分立或者变更等)致权责不明和涉及多部门职权交叉的合同类型,由校长指定或校长办公会明确合同归口管理部门。  

  第四章  合同的审核

  第十五条 归口管理部门和合同承办部门对所签合同的真实性、合法性、可行性负责,在合同签订之前必须对下列事项进行严格审查:

  (一)审查合同的审批程序和相关送审材料是否齐全;

  (二)对合同项目的可行性进行论证,对合同条款进行把关。重大项目的合同条款须通过有相关专家、法律顾问参与的专题会进行论证;

  (三)对合同相对方的主体资格、资质、资信和履约能力进行必要的审查及验证,重点审核拟订的合同标的是否与其核定的业务(经营)范围一致;签约代表的合法身份,包括法定代表人身份证明或者法定代表人的授权委托书;必要时要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料;必要时可聘请依法设立的社会中介机构出具对合同相对方的履约评估报告;

  (四)合同涉及房屋、土地使用权等不动产,或机动车等特殊动产,或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的,应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。依据法律法规规定,合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的,应当要求其出具该证明文件;

  (五)审查合同条款的完备情况,包括合同对方当事人的名称或者姓名、联系方式、送达地址、住所地、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、合同期限、履约地点和方式、合同双方权利义务、合同变更和解除、合同的担保、违约和违约责任等;

  (六)审查合同的争议解决方式(如仲裁和诉讼)。合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。学校合同履行风险较大或金额巨大的,应约定仲裁条款,并尽可能约定由重庆仲裁委员会仲裁。合同标的额较小的,应约定诉讼管辖条款,并尽可能约定学校所在地人民法院管辖。涉外合同应约定法律适用条款,并应尽可能约定适用我国法律;

  (七)审查合同的内容是否与招投标或者谈判内容一致,是否最大限度地维护学校合法权益。

  第十六条 党政办公室(依法治校法律事务部)负责对归口管理部门报送学校的合同文本结构体系和法律风险进行审查。

  第十七条 对重大合同和一般合同,党政办公室(依法治校法律事务部)可视情况聘请校内法律顾问或委托律师事务所提出论证意见,合同归口管理部门、合同承办部门参与会商,经学校校长办公会或党委常委会审议通过后签订合同。

  第十八条 除纵向课题合同外,合同承办部门应提交《西南政法大学合同(协议)审批表》,并报送合同文本(涉外合同应提交中文文本)及相关报审材料(包括有关立项依据、批文、校长办公会或党委常委会纪要、招投标文件等)交由归口管理部门审核签署意见并盖章。

  合同涉及多个合同承办部门的,由合同主要承办部门协调各相关部门会签后再报合同归口管理部门审核。

  第十九条 纵向课题合同承办人提交《校印、法人代表签名章使用申请表》,报送科研处审核后报党政办公室(依法治校法律事务部)备案登记,办理用印。

  第二十条 学校合同文本应优先使用国家、行业标准范本。党政办公室(依法治校法律事务部)、合同归口管理部门可根据实际情况制定特定类型合同的学校标准范本,报学校批准后使用。

  归口管理部门和合同承办部门在管理合同文本时,没有标准范本的应当争取起草合同文本的权利,积极维护学校权益。

  报送的合同文本一般不低于3份,若涉及经费的应不低于4份。

  第二十一条 一般合同的报审材料由归口管理部门负责审查,通过后报送党政办公室(依法治校法律事务部)审查登记,经党政办签署意见后报分管校领导审批;重大合同的报审材料由归口管理部门审查通过后报送党政办公室(依法治校法律事务部),党政办公室(依法治校法律事务部)安排学校聘请的法律顾问审查并出具法律意见,审查期限原则上为5个工作日。法律顾问对报审合同有修改意见的,归口管理部门应及时进行修改。法律顾问审查后的合同,交党政办签署意见,送分管校领导审阅和校长审批,期限原则上为3个工作日。

  第二十二条 合同涉及招标采购的应按《西南政法大学招标采购管理办法》相应程序执行。

  第五章  合同的签订

  第二十三条 合同通过相应审核程序后,必须提供合同文本和合同审批表等相关材料的原件,到党政办公室(依法治校法律事务部)办理合同用印手续。

  第二十四条 已通过审批的合同文本在签订前有变动且足以改变学校权利义务或减少学校权利的,应中止签订合同并重新按上述流程报审。

  第二十五条 合同文本中约定到期续签或自动顺延的,应报归口管理部门报学校同意后,重新签订合同。

  第二十六条 合同经双方单位审批同意后,需经双方单位法定代表人(或委托人)签字、写明日期并加盖双方单位合同专用章(或公章)后方能生效。

  第六章  合同的履行

  第二十七条 合同一经签订,由归口管理部门及承办部门负责严格履行。

  第二十八条 合同履行过程中发生纠纷,合同归口管理部门应及时处理,不得拖延、瞒报。在处理时应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当订立书面协议,并报党政办公室(依法治校法律事务部)备案;经协商不能达成一致的,合同归口管理部门应当及时报送党政办公室(依法治校法律事务部),党政办公室(依法治校法律事务部)代表学校委托诉讼代理人在法定的诉讼时效内根据合同约定向人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。

  第二十九条 党政办公室(依法治校法律事务部)对全校合同履行情况进行汇总、督查。

  (一)归口管理部门负责对承办部门的合同履行情况进行监督,及时了解合同履行情况,并保存好合同履行中的相关材料;

  (二)党政办公室(依法治校法律事务部)负责定期抽查各归口管理部门的合同履行情况,各部门应于每年度末报送当年合同履行情况汇总表,由党政办公室(依法治校法律事务部)汇总、分析并对发现的问题提出整改意见,向学校校长办公会和党委常委会报告。

  第七章  合同的存档

  第三十条 合同归口管理部门、承办部门应指定专人对相关合同档案进行专门管理。合同档案应包括合同文本原件以及从合同订立到合同履行完成时全部与合同有关的文书、资料(有且不限于合同有关的合同审批表、补充协议、会议纪要、传真、电话记录、协议解除、诉讼完结、索赔报告、合同台账等)的原件。

  第三十一条 合同在签订生效之日起,由合同经办人报送一份合同原件以及合同审批表、相关资料原件至党政办公室(依法治校法律事务部)备案,并由党政办公室(依法治校法律事务部)负责按照档案管理要求定期移送学校档案馆存档。

  第八章  法律责任

  第三十二条 学校归口管理部门和合同承办部门及其责任人在订立、履行合同时有下列情形之一的,学校视其情节轻重追究相应的责任;涉嫌犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任:

  (一)未认真审查合同对方的主体资格和合同条款内容,造成学校利益遭受重大损失的;

  (二)遗失合同文本或者其他有关文件,造成学校利益损失的;

  (三)虚构事实、隐瞒真相或与他方串通,损害学校利益的;

  (四)玩忽职守或者泄漏学校秘密的;

  (五)贪污受贿,损害学校利益的;

  (六)应当承担责任的其他情形。

  第三十三条 未经授权、超越授权或者违反程序、规定对外签订合同、为他人提供担保的,由签订者承担一切不利后果。给学校造成经济损失的,由签订者按实际损失金额承担民事赔偿责任;学校还将依据有关法律法规追究签订者的责任。

  第九章  附则

  第三十四条 合同归口管理部门可根据本办法并结合本部门业务的具体特点制定合同管理实施细则并报党政办公室(依法治校法律事务部)备案。合同管理实施细则须与本办法保持一致,如有冲突的,以本办法为准。

  第三十五条 学校下属具有独立法人资格或其他组织的单位参照本办法管理合同事务。

  第三十六条 涉密合同按相关规定管理。

  第三十七条 本办法由党政办公室(依法治校法律事务部)负责解释。

  第三十八条 本办法自印发之日起执行。