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西南政法大学档案管理办法

 

第一章  总  则

 

第一条  为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)和上级档案部门的有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条  我校的档案是在从事招生、教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、合同、人事、声像等类档案。

第三条  我校的各类档案由校档案馆集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

 

第四条  我校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校将档案工作纳入学校整体发展规划。

 

 

第二章  管理体制与工作职责

 

第五条  档案馆是学校档案工作归口管理部门,对学校档案工作进行统筹规划、组织协调;对各单位档案管理工作进行监督和指导。

第六条  学校档案馆的基本任务和职责:

1、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策、规划全校档案工作;

    2、制订学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

    3、负责收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;4、编制档案检索工作,开发档案信息资源;

5、组织实施档案信息化建设;

6开展档案的开放利用工作;

  

7、参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

8、开展学校档案工作人员的业务培训;

    9、利用档案开展宣传教育活动;

10、完成学校领导交办的其它工作。

第七条  学校各部门、各直属单位、各院、处、中心须指定一位负责人分管本单位档案工作,根据需要配备1名兼职档案工作人员。

第八条  学校各部、处、室、院、直属单位分管档案工作的领导职责:

1、行使分管档案工作的职责,组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定,把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;

2、配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员,并保持相对稳定;

3、组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作的规章制度,督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合兼职档案人员的归档工作;

4、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;

5、检查本单位兼职档案人员履行职责的情况,保证档案工作时间并计算工作量,为本部门档案工作解决实际困难,提供必要条件。

第九条  各归档部门兼职档案人员职责:

1、负责本单位文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

2、积极参加业务学习和学术交流,掌握档案工作基本知识,不断提高业务水平;

3、检查、督促本单位工作人员按时做好文件材料的归档工作,负责本单位留存档案材料的保管和提供利用;

4、加强与档案馆的联系,积极提出改进工作的意见和建议。及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作。主动接受档案馆的业务指导和督促检查;

5、本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的移交工作;

6、注意文件材料的安全和保密工作。

 

第三章  档案管理

 

第十条  实行档案材料形成单位立卷归档制度。

 

各归档部门对已办理完毕,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,按照《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定的归档范围和归档要求,收集齐全完整,对文件材料系统整理组卷,编制页号或件号,制作归档文件目录,经本部门负责人审查签字后,向档案馆移交归档。

第十一条  归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第十二条  档案材料的归档时间:

1、各机关部门在次年6月底前归档;

2、各教学部门在次年12月底前归档;

3、科研类档案在项目完成后2个月内归档,基建类档案在项目完成后3个月内归档,会计类档案在会计年度终了后,由财务部门暂存一年后归档。

 

 

 

 

第十三条  按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行整理、分类、编号、上架。

档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

第十四条  按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满的档案,在分管校长领导下,档案馆和有关部门组成鉴定小组,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,登记造册报校长批准后,方可存毁。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

 

第十五条  档案库房要坚固,在保管中要注意防盗、防火、防虫、防潮、防高温等事项,经常保持库房清洁,库房严禁存放易燃、易爆物品及污杂物。

第十六条  建立各门类档案材料登记统计制度,对档案的收进和移出、保管利用等情况进行登记和统计,做到家底清楚。

   

 

 

    第十七条  档案工作人员应了解本校的历史和业务,熟悉保管的档案内容,积极主动地提供利用,为教学、科研及各项工作服务。

第十八条  凡利用档案,必须按规定办理利用手续,对借出的档案要定期催还,不得泄密,不准涂改、抽页,不得转借。

利用重要的珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案部门负责人批准。

                         

 

第四章   考核、奖励和处罚

 

第十九条  学校建立档案工作检查和评估制度,对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表彰和奖励。

第二十条  建立健全档案工作年度考核制度,并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由党政办联合有关部门进行,考核的单位以归档部门为对象,个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位,其主管领导和兼职档案员年终考核不能评为优秀。

第二十一条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法给予处罚。

 

第五章   附则

 

第二十二条  本办法自下达之日起施行。

第二十三条  本办法由档案馆负责解释。